Conformità

Codice di condotta

Scopo

Il Codice di condotta di Brask Inc ("Codice") si basa sulla nostra convinzione che tutto ciò che facciamo sarà misurato con i più alti standard possibili di condotta aziendale etica. Il nostro impegno verso standard elevati ci aiuta ad assumere persone eccellenti, a costruire prodotti eccellenti e ad attrarre clienti fedeli.

Chi deve rispettare il Codice?

Ci aspettiamo che tutti i dipendenti conoscano e seguano il Codice. La mancata osservanza del Codice può comportare azioni disciplinari, fino al licenziamento. Ci aspettiamo anche che i nostri appaltatori, consulenti e altri che possono essere temporaneamente incaricati di svolgere lavori o servizi per Brask Inc seguano il Codice quando lavorano con noi. Il mancato rispetto del Codice da parte di un appaltatore, consulente o altro fornitore di servizi di Brask Inc può comportare la cessazione del rapporto con Brask Inc.

A chi chiedere informazioni sul Codice?

Se avete domande o dubbi sul Codice, siate proattivi e contattate il vostro manager. Potete anche sottoporre al vostro manager una domanda o sollevare un problema relativo a una sospetta violazione del nostro Codice (o di qualsiasi altra politica di Brask Inc).

Nessuna ritorsione

Brask Inc. proibisce le ritorsioni nei confronti di chiunque denunci, o partecipi a un'indagine, una possibile violazione del nostro Codice, delle nostre politiche o della legge. Si prega di contattare un membro del senior management se si ritiene di essere oggetto di ritorsioni all'interno di Brask Inc.

Codice di condotta

Come dipendenti di Brask Inc, ci si aspetta che siate onesti, che agiate in modo etico e che dimostriate integrità in tutte le situazioni. Avete il dovere di seguire le politiche e le procedure contenute nel presente Codice di condotta, nonché quelle specifiche del vostro lavoro. Dovete inoltre rispettare tutte le leggi che si applicano alla nostra attività. Nella maggior parte dei casi, il buon senso e il buon senso sono ottimi punti di riferimento. Se non siete sicuri della cosa giusta da fare, chiedete a qualcuno del team di gestione.

Prima di agire, chiedetevi:

• È la cosa giusta da fare?
• È legale?
• Ho l'autorità per agire?
• L'azione è conforme al Codice di condotta e alle politiche e procedure?
• Se questa azione diventasse pubblica, che impressione farebbe ai media?
• Sarei turbato o imbarazzato se altre persone venissero a conoscenza di questa azione?

Se la risposta a una qualsiasi di queste domande solleva dei dubbi, parlatene con il vostro supervisore, con un membro della direzione o con il responsabile della conformità di Brask Inc. Se siete un supervisore o un manager, avete la responsabilità di conoscere le regole e di rivedere il Codice di Condotta con le persone che dipendono da voi per assicurarvi che ne conoscano il contenuto. Siete inoltre tenuti a prevenire le violazioni del Codice, nonché a rilevare le eventuali violazioni e a segnalarle in modo appropriato.

Ci si aspetta che:

• Guidare con integrità.
• Incoraggiate i dipendenti a fare domande e ad ampliare la loro conoscenza delle regole.
• Dimostrare integrità agendo prontamente ed efficacemente quando necessario.
• Istruire i dipendenti sulle politiche di conformità specifiche per le loro responsabilità lavorative.

Ambiente di lavoro di qualità

Ci impegniamo a creare un ambiente di lavoro favorevole, in cui i nostri dipendenti abbiano l'opportunità di raggiungere il loro massimo potenziale. I membri del team di Brask Inc sono tenuti a fare del loro meglio per creare una cultura dell'ambiente di lavoro priva di molestie, intimidazioni, pregiudizi e discriminazioni illegali. Si prega di leggere il Manuale del dipendente per maggiori dettagli su come dobbiamo comportarci sul lavoro.

Pari opportunità di impiego

L'impiego presso Brask Inc si basa esclusivamente sul merito individuale e sulle qualifiche direttamente collegate alla competenza professionale. Vietiamo rigorosamente la discriminazione o le molestie illegali sulla base di razza, colore, religione, status di veterano, origine nazionale, ascendenza, stato di gravidanza, sesso, identità o espressione di genere, età, stato civile, disabilità mentale o fisica, condizione medica, orientamento sessuale o qualsiasi altra caratteristica protetta dalla legge. Inoltre, adottiamo soluzioni ragionevoli per soddisfare gli obblighi previsti dalle leggi che tutelano i diritti dei disabili.

Molestie, discriminazione e bullismo

Brask Inc proibisce rigorosamente la discriminazione, le molestie e il bullismo in qualsiasi forma - verbale, fisica o visiva. Se ritenete di essere stati vittime di bullismo o molestie da parte di qualcuno di Brask Inc, o di qualcuno collegato a Brask Inc (come un partner o un fornitore), siete pregati di riferire immediatamente l'incidente al vostro manager o al team delle Risorse umane. Le Risorse Umane indagheranno prontamente e in modo approfondito su qualsiasi reclamo e prenderanno i provvedimenti del caso.

Droghe e alcol

L'abuso di sostanze è incompatibile con la salute e la sicurezza dei nostri dipendenti e non lo consentiamo. Il consumo di alcolici è consentito nel nostro ufficio in occasioni speciali, ma chiediamo a tutti di usare il buon senso e di non bere mai in modo tale da: (i) comporti una riduzione delle prestazioni o un comportamento inappropriato, (ii) metta in pericolo la sicurezza degli altri o (iii) violi la legge. È severamente vietato l'uso di droghe illegali nei nostri uffici o in occasione di eventi legati al lavoro.

Evitare i conflitti di interesse

In qualità di dipendenti di Brask Inc, dobbiamo evitare i conflitti di interesse e le circostanze che presentano ragionevolmente l'apparenza di un conflitto di interesse, soprattutto se ciò crea un incentivo per voi o presenta l'apparenza di un incentivo per voi (direttamente o indirettamente).

Ecco un elenco di aree in cui spesso si verificano conflitti di interesse:

• Investimenti personali (ad esempio con i concorrenti)
• Impieghi esterni, incarichi di consulenza e posti nei consigli di amministrazione
• Opportunità di business trovate grazie al vostro lavoro presso Brask Inc.
• Invenzioni influenzate dal suo lavoro alla Brask Inc.
• Opportunità di business con amici e parenti
• Accettazione di regali, intrattenimenti e altre cortesie commerciali

Se non si è sicuri che vi sia un conflitto di interessi, contattare i team Cultura e Operazioni o Legale per discuterne.

Preservare la riservatezza

Durante il suo ciclo di vita, tutte le informazioni non pubbliche che vengono elaborate, trasmesse e/o archiviate da Brask Inc devono essere protette in modo coerente con i nostri requisiti contrattuali e legali e in modo ragionevole e appropriato per il livello di sensibilità, valore e rischio associato alle informazioni non pubbliche (si veda la Politica di classificazione dei dati). Le informazioni che contengono elementi di dati appartenenti a più classificazioni devono essere protette al livello più alto di informazione rappresentato. Ad esempio, un documento che contiene informazioni non pubbliche e pubbliche deve essere trattato come informazione non pubblica.

Le informazioni non pubbliche devono essere protette contro la divulgazione, la modifica e l'accesso da parte di persone non autorizzate. Pertanto, le informazioni devono essere:

• Assicurato a riposo; e
• Garantiti in transito; e
• Distruzione sicura in conformità alle politiche e alle procedure di conservazione dei documenti.

Sicurezza delle informazioni

Siete responsabili dell'uso corretto delle risorse informatiche di Brask Inc, in particolare per quanto riguarda la sicurezza delle informazioni, e dovete conoscere a fondo le politiche e le procedure di sicurezza delle informazioni di Brask Inc.

Questi accorgimenti possono essere molto utili per prevenire gli accessi non autorizzati:

• Non condividete mai i vostri dati di accesso.
• Bloccate la postazione di lavoro quando vi allontanate.
• Disconnettete la vostra postazione di lavoro quando uscite per la giornata.
• Ripulite la vostra postazione di lavoro, il cestino, le stampanti e i fax dalle informazioni sensibili, come le PII o le informazioni aziendali.

Proteggere le attività di Brask Inc.

Proprietà intellettuale

I diritti di proprietà intellettuale di Brask Inc. (ad esempio, brevetti, marchi, copyright, segreti commerciali e "know-how") sono beni preziosi. L'uso non autorizzato può portare alla loro perdita o a una grave perdita di valore. L'utente deve rispettare tutte le leggi sulla proprietà intellettuale, comprese quelle che regolano l'uso corretto dei diritti d'autore e dei marchi commerciali. Non dovete mai utilizzare i marchi di fabbrica o altre informazioni o proprietà protette di Brask Inc per qualsiasi attività o impresa commerciale senza l'autorizzazione preventiva del team Marketing. Segnalare qualsiasi sospetto di uso improprio dei marchi o di altre proprietà intellettuali di Brask Inc al team Legale o Cultura e Operazioni.

Allo stesso modo, rispettate i diritti di proprietà intellettuale degli altri. L'uso inappropriato della proprietà intellettuale altrui può esporre Brask Inc e voi a multe e sanzioni penali e civili. Chiedete consiglio al team legale prima di sollecitare, accettare o utilizzare informazioni proprietarie da persone esterne all'azienda o di permettere loro di accedere a informazioni proprietarie di Brask Inc. È inoltre necessario consultare il team legale se si sviluppa una funzione del prodotto che utilizza contenuti non appartenenti a Brask Inc.

Attrezzature aziendali

Brask Inc. ci fornisce gli strumenti e le attrezzature di cui abbiamo bisogno per svolgere efficacemente il nostro lavoro, ma conta su di noi per essere responsabili e non sprecare. Non sapete se l'uso personale dei beni aziendali è consentito? Chiedete al vostro manager.

La rete

La rete, il software e l'hardware informatico di Brask Inc. sono un aspetto critico della proprietà fisica e intellettuale della nostra azienda. Seguite diligentemente tutte le politiche di sicurezza. Se avete motivo di credere che la sicurezza della nostra rete sia stata violata (ad esempio, se perdete il vostro portatile o pensate che la vostra password di rete sia stata compromessa), segnalate immediatamente l'incidente al vostro manager.

Sicurezza fisica

I malintenzionati possono rubare i beni aziendali. Mettete sempre al sicuro il vostro computer portatile, le apparecchiature importanti e i vostri effetti personali, anche quando siete in azienda. Segnalate tempestivamente al vostro responsabile qualsiasi attività sospetta.

Garantire l'integrità e la responsabilità finanziaria

L'integrità finanziaria e la responsabilità fiscale sono aspetti fondamentali della professionalità aziendale. Ogni persona alla Brask Inc ha un ruolo da svolgere per assicurarsi che il denaro sia speso in modo appropriato, che i nostri registri finanziari siano completi e accurati e che i controlli interni siano rispettati. Questo vale ogni volta che assumiamo un nuovo fornitore, spendiamo qualcosa per Brask Inc. o firmiamo un nuovo contratto commerciale.

È importante anche conservare i documenti per un periodo di tempo adeguato. La Politica di conservazione dei dati di Brask Inc. suggerisce periodi minimi di conservazione per alcuni tipi di documenti. Queste linee guida aiutano a tenere conto dei requisiti legali applicabili, delle regole contabili e di altri requisiti esterni. Gli obblighi contrattuali possono talvolta specificare periodi di conservazione più lunghi per alcuni tipi di documenti. Inoltre, se l'Ufficio legale vi chiede di conservare i documenti relativi a una controversia, a una revisione contabile o a un'indagine, fatelo finché l'Ufficio legale non vi dirà che la conservazione non è più necessaria. In caso di domande sulla corretta durata di conservazione di un record, contattare i team della Conformità o dell'Ufficio legale.

Obbedire alla legge

Brask Inc prende molto sul serio le sue responsabilità di rispettare le leggi. Ogni dipendente è tenuto a rispettare i requisiti e le restrizioni legali applicabili. È necessario conoscere le leggi e i regolamenti che si applicano al proprio lavoro. Per qualsiasi domanda, contattare i team di Conformità o Legale.

Conformità alle politiche

Misura della conformità

Il team Cultura e Operazioni verificherà la conformità a questo Codice attraverso vari metodi (ad esempio, revisioni periodiche dei dirigenti, rapporti sugli strumenti, audit interni ed esterni e feedback dei dipendenti).

Eccezioni

Qualsiasi eccezione a questo Codice deve essere approvata per iscritto dal team Cultura e Operazioni.

Non conformità

I dipendenti che violano il presente Codice possono essere soggetti a provvedimenti disciplinari, fino al licenziamento, oltre che a eventuali responsabilità civili e penali.

Riconoscimento annuale del Codice di condotta

Una volta all'anno, come condizione per l'assunzione, i dipendenti sono tenuti a dichiarare di aver ricevuto il Codice di condotta e di averne compreso le regole. I nuovi dipendenti firmeranno un riconoscimento all'inizio del rapporto di lavoro con l'azienda. In pratica, il riconoscimento annuale conferma che:

• Avete preso visione del Codice di condotta e siete tenuti a rispettarlo; rispetterete le politiche e le procedure di conformità, nonché le politiche e le procedure relative alle vostre responsabilità lavorative;
• Dovrete riferire qualsiasi domanda o preoccupazione in merito a sospette o effettive violazioni del Codice al vostro supervisore, a chiunque della direzione o al responsabile della conformità di Brask Inc,
• Per quanto ne sappiate, non avete agito in modo contrario al Codice di condotta.
• Avete segnalato qualsiasi potenziale conflitto di interessi al Dipartimento Cultura e Operazioni.

Applicazione

Il personale di Brask Inc trovato in violazione di questa politica può essere soggetto ad azioni disciplinari, fino al licenziamento. Qualsiasi azienda partner di terze parti trovata in violazione può vedersi interrotta la connessione alla rete.